영어 이메일 제대로 쓰기: Cc, Bcc, Closing
한글 이메일도 물론 그러하지만, 영문 이메일도 그 구성을 이해하는 것이 제대로 쓰기 위한 기본이 된다.
이메일은 크게 몇 개의 부분으로 구성된다.
1. 수신자
받는 사람 부분은 To, Cc, Bcc의 세 부분이 있다. 하지만 Cc (참조)와 Bcc(숨은 참조)는 사용 용도를 알지 못하여 유용성이 높은 부분임에도 학생들이 쓰지 않는 경우를 자주 본다. Cc 와 Bcc의 차이를 정확하게 이해한다면 이메일의 활용도를 더 높일 수 있다.
To: 가장 기본적인 주소를 넣는 곳으로 메시지를 보낼 사람의 이메일 주소를 입력한다.
Cc (Carbon Copy, 참조) : 이메일 사본을 보낼 사람을 추가할 때 사용한다. 이메일의 원래 수신자(To 수신자)는 다른 사람이 추가된 것을 볼 수 있다. 이메일을 받아보면 서로 (To 수신자와 Cc 수신자)가 같은 이메일을 받게 된 것을 알게 되고 이메일 주소까지 서로에게 공개된다.
Bcc (Blind Carbon Copy) : 역시 이메일 사본을 다른 사람에게 추가하여 보낼 때 사용한다. 하지만, 원래 수신자(To 수신자)는 Bcc가 다른 사람의 사본을 받고 있다는 것을 알지 못하게 된다. 다시 말해, Bcc는 이메일은 받지만, 가려져있어서(blind) 다른 수신자들에게 메일을 받았다는 것도 이메일 주소도 드러나지 않게 된다.
이제 실제로 활용할 수 있는 방법을 이야기해보겠다.
학생들이 이메일을 쓰고 내가 쓴 이메일을 둘만이 아닌 다른 사람도 아는 기록으로 남기고 싶다면 Cc 혹은 Bcc로 카피를 보내는 것이 필요하다. 이때 내가 쓰는 이메일을 다른 사람도 알고 있다는 것을 받는 이(To)에게 알리고 싶다면 Cc를 선택하고, 알리고 싶지 않다면 Bcc로 이메일을 보내도록 한다.
또, 같은 내용을 여러 명에게 보내야 하는데 서로서로의 이메일이 공개되는 것을 원치 않는다면 각각의 이메일을 Bcc에만 기입하고 To는 빈칸으로 하고 이메일을 보내는 방법을 택한다. 이렇게 하면, 이메일을 받게 되는 이들은 각자의 이메일만을 보게 되어 개인의 신상정보의 노출이 되지 않는다. 이때 주의할 점은 내용의 시작 인사말이다. 여러 명이 같은 내용을 받게 되므로, 개인의 이름을 넣어서는 안 된다. “Hello” 혹은 “Good morning/afternoon” 과 같은 일반적인 시작 인사를 해야 한다.
2. 제목 (Subject)
앞의 블로그에서 언급했듯이 명확한 제목을 입력한다. 짧고 간단하지만 모호하지 않도록 주의한다. 학생이 학교의 선생님에게 보내는 경우에는 제목에 이름, 수업 및 이메일의 구체적 내용을 포함하는 것이 필요하다.
3. 내용 (Body)
이메일 본문 편지와 같은 인사말 (Greeting)을 포함하도록 한다. 이메일을 짧게 (한 화면 길이), 완전한 문장을 사용하고 맞춤법 / 문법 / 구두점을 다시 확인한다. 인사말과 함께 적절하게 마무리 (closing)을 해주는 것이 영어 이메일의 기본 요구 사항이다. 학생들이 선생님들 또는 대학에 보낼 수 있는 formal 한 표현으로는 다음과 같은 예들이 있다.
• Very truly yours,
• Respectfully,
• Yours truly,
• Sincerely yours,
• Sincerely,
• Best regards,
• Kind regards,
마지막으로 signature이다. signature에는 'Ann'또는 'Jack'과 같은 이름뿐만 아니라 성명, 학교, 졸업연도 (원하는 경우), 연락처 정보 (이메일 주소, 전화번호) 등이 포함될 수 있다. 만약 학생을 모르는 사람에게, 예를 들어 대학 입학 사정관에게 이메일을 보내는 경우 이러한 signature은 유용할 수 있다. G-Mail을 비롯한 메일들은 사용자들의 signature를 setting에서 만들 수 있는 기능을 갖고 있다.
