이메일 에티켓의 중요성 (EMAIL ETIQUETTE) 1편
학생들과 이야기를 하다 보면 "학교에 선생님께 혹은 카운슬러 선생님께 이메일로 여쭤볼게요"라고 하는 경우가 자주 생긴다. 또 대학 지원 시기가 되면 각 대학의 입학처 (admissions offic)에 연락을 하게 된다. 다음과 같은 상황이 대표적인 경우이다.
선생님이 과제 중 성적을 잘못 입력하여 성적이 예상보다 낮아진 경우, 그 수업 전에 교사와 즉시 연락하여 해결하거나 만날 약속을 위해 연락
카운슬러, 간혹은 다른 하이 스쿨 관계자와 미팅을 잡기 위해 연락
이전에 만난 적이 없는 곳에 인턴이나 리서치를 하기 위해 연락
질문 사항으로 지원하려는 대학의 입학 사정관이나 교수에게 연락
이 같은 경우에 학생들이 직접 통화로 연락하거나 이메일을 보낼 수 있다. 두 방법 모두 가능하지만, 자신과 상대방의 시간을 모두 고려할 때 이메일을 보내는 것이 더 편리하고 선호되고 있다.
이메일 커뮤니케이션의 증가와 이메일 에티켓의 중요성
이메일은 생활에서 빠질 수 없는 커뮤니케이션의 한 형태가 되었다. 특히, 바쁜 일정 및 온라인 수업으로 인해 질문 사항에 대해 선생님들과 직접 토론하기가 어려워졌다. 학계에의 이메일은 비즈니스 이메일로 간주된다. 학생은 자신의 메시지가 긍정적인 방식으로 이해되고 진지하게 받아들여지기를 원하지만, 이메일로 쓰인 단어는 쉽게 잘못 해석되어 수신자에게 부정적인 의견을 줄 수도 있다. 따라서 친구나 친지에게 보내는 이메일이 아닌 비즈니스 이메일 보낼 때는 지켜야 할 특정 지침과 형식을 꼭 따라야만 한다. 비즈니스 혹은 프로페셔널 이메일(professional email)이 제대로 된 형식과 에티켓을 지키지 않으면 이메일이 읽히지 않거나 자신에 대한 인상을 예의 없거나 비전문적인 것으로 만들 수 있다는 것을 기억해야 한다.
학생들에게 필요한 이메일 에티켓을 간략하게 정리해 보았다.
▶ 적절한 이메일 주소 사용
이메일 주소를 만들 때 기억에 남기 위해 너무 우수꽝스럽다거나 과하게 창의적일 필요는 없다. 적절하게 볼 수 있는 이메일 주소를 사용하자.
▶ 간단하고 명확한 제목 사용
이메일을 받는 이가 모르는 주소에서 이메일을 열지 여부를 결정할 때 사용하는 또 다른 도구는 이메일의 제목이다. 제목은 이메일의 내용을 몇 마디로 요약하기 위한 것이다. 간단하게 3-5 단어를 사용하여 이메일의 전체 내용을 요약하는 것이 필요하다. 또한 제목을 정할 때 이메일을 돋보이게 하기 위해 구두점이나 대문자를 추가하는 것이 좋지 않다. 제목이 모두 대문자로 되어 있거나 느낌표가 여러 개인 이메일은 피하게 된다. 심플하고 간결하게 필요한 내용을 쓴다.
▶ 전문적인 인사말 사용 (Professional Salutations)
비즈니스 이메일을 작성하는 경우 편지를 쓰는 것처럼 이메일 시작 부분에 인사말을 포함하여야 한다. 이것은 필수 항목이다.
“Dear [Name of Recipient]”
이때 이메일 수신자에게 적절한 호칭을 써야 한다. 적절한 직함을 사용하는 것은 존경의 표시로 인식된다.
